Les opérations administratives sont toutes aussi chronophages que fastidieuses les unes que les autres et ne présentent qu’une faible valeur ajoutée. Elles sont pourtant cruciales dans le sens où elles permettent aux entreprises de se conformer aussi bien à la loi française en vigueur qu’avec leurs objectifs stratégiques. Les cabinets médicaux ne sont pas en reste. Ainsi, nous abordons en détail sur ce qu’ils doivent entreprendre pour faciliter leur gestion administrative.
Un logiciel pour externaliser le tiers payant
Les cabinets pratiquent quotidiennement le tiers payant dans le cadre de la facturation des honoraires de soins. C’est un dispositif qui permet aux patients de s’affranchir du règlement immédiat du montant des soins dont ils bénéficient. En d’autres termes, il les dispense de l’avance des frais de santé sur présentation de leur carte vitale. Néanmoins, le tiers payant débouche souvent sur des impayés ou des rejets. Sa bonne gestion permet ainsi aux professionnels médicaux de préserver la trésorerie de leur cabinet, de dynamiser leur activité et d’optimiser leur chiffre d’affaires. Une telle opération est toutefois chronophage, contraignante et délicate. Elle requiert de ce fait une organisation administrative des plus rigoureuses, d’où l’importance de l’externaliser.
L’externalisation peut se faire grâce à un logiciel de téléassistance sécurisé proposé par une société spécialisée dans la gestion déléguée du tiers payant. En clair, les prestations s’opèrent au travers de cette solution logicielle, c’est-à-dire la gestion des rejets, des impayés, des indus, des relances ainsi que d’autres litiges liés à ce système et le règlement des honoraires. Nous pouvons ajouter à tout cela le reporting et les statistiques, la conformité des fichiers, la facturation, la comptabilité… Ce genre de société offre bien effectivement une réponse à la carte en rapport avec les exigences des cabinets médicaux. Qu’elle soit complète ou partielle, la gestion externalisée du tiers payant permet à ces derniers d’octroyer davantage de temps à leur patientèle pour ainsi booster leur productivité et leur rentabilité.
Les autres logiciels utiles à une secrétaire médicale
Hormis la gestion du tiers payant, les cabinets médicaux ont aussi tout intérêt à investir dans des logiciels épurés et intuitifs permettant :
- la gestion administrative des ressources humaines,
- la gestion centralisée des données administratives des patients,
- la centralisation des courriers sortants et entrants,
- la prise de rendez-vous facilitée,
- l’alimentation en temps réel des dossiers des patients,
- l’optimisation de la comptabilité, etc.
Quoi qu’il en soit, ils ne doivent opter que pour des solutions agréées qui s’accordent parfaitement à leur professionnel et à leur système informatique. Il est de surcroît préférable de choisir des logiciels ergonomiques, pratiques, conviviaux et simples d’utilisation. Pour vérifier ces détails, les cabinets médicaux doivent demander un essai gratuit qui leur permettra de tester en profondeur les outils qui ont retenu leur attention avant d’en faire l’acquisition.
Exigez un classement ordonné des dossiers clients
Une gestion administrative efficace passe inexorablement par l’optimisation du classement ainsi que de l’archivage des dossiers médicaux. On note notamment les résultats d’examens, les prescriptions thérapeutiques, les comptes-rendus de consultations, les feuilles de suivi post-opératoire, les dossiers tenus par les infirmiers à la suite d’une hospitalisation… Il faut aussi attacher un soin particulier à leur sécurisation, surtout si le cabinet médical a joué la carte de la digitalisation. Les professionnels de santé sont dans l’obligation de garantir la protection de toutes les données de santé qu’ils traitent. Ces données sont bien entendu dites « sensibles » et strictement encadrées par la loi. Pour être efficace et gagner du temps pour sa patientèle, le cabinet médical peut faire le choix de déléguer à un assistant compétent le classement et l’archivage des dossiers médicaux.
